Deelnemersvoorwaarden

update: 27 maart 2024

Deelnemers

Een ploeg moet uit minimaal 5¹ en mag uit maximaal 7 personen bestaan. Deelnemers mogen op de eerste dag van de LSW niet ouder zijn dan 15 jaar, en niet jonger zijn dan 11 jaar¹. In een ploeg van vijf personen mogen maximaal twee leden 15 jaar zijn, voor ploegen van zes of zeven personen geldt dat hooguit drie leden 15 jaar mogen zijn. Ploegen die een of meer leden hebben die te oud zijn of een onevenwichtige leeftijdsverdeling kennen, nemen buiten mededingen deel aan het ZePaKa.

Ploegen

Het maximaal aantal ploegen dat aan het ZePaKa kan deelnemen is sinds 2023 sterk afhankelijk van de locatie waar de activiteit wordt gehouden. Om als organisatie een verantwoorde activiteit te kunnen organiseren, hanteren wij voor de editie van 2024 een maximum van 30 ploegen ondanks dat de locatie voor het ZePaKa 2024 momenteel nog onbekend is.

Groepen

Hoe de mogelijkheid tot deelname van groepen (welke niet in de organisatie zitten) wordt bepaald, is momenteel voor ZePaKa 2024 nog geen besluit op genomen, aangezien we tot op heden nog nooit deze keuze hebben hoeven maken. Tijdens de voorbereidingen van de 56e editie van het ZepaKa zal bepaald worden (aan de hand van het verwachte animo) hoe we deze moeilijke, maar goed overwogen, keuze zullen nemen.

1. Algemene voorwaarden

Scouting Regio Zeeland is voor het ZePaKa de organiserende partij en wederpartij voor de deelnemers.
Het ZePaKa wordt gehouden op het Groede Podium .
Aankomst vrijdag 12 april 19:00u en einde zondag 14 april rond 15:00u.
De kampregels van het ZePaKa zijn onlosmakelijk verbonden aan deze deelnemersvoorwaarden. Bij het akkoord gaan met de voorwaarden gaat de deelnemer automatisch akkoord met de kampregels. Vanzelfsprekend wordt van alle deelnemers verwacht dat zij zich aan deze kampregels houden. Het organisatieteam behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot uitsluiting van verdere deelname aan de activiteit.
De winnende en de op de tweede plaats geëindigde ploeg mogen op kosten van het ZePaKa deelnemen aan de Landelijke Scouting Wedstrijden van hetzelfde jaar.
Als organisatie van het ZePaKa reserveren wij als afvaardiging van Scouting Regio Zeeland twee van de drie beschikbare deelnemers-plekken op de Landelijke Scouting Wedstrijden.

2. Inschrijving

Inschrijving is mogelijk vanaf 1 maart 2024.
Inschrijven is alleen voor de groepen die zich via de voorinschrijving hebben aangemeld.
Inschrijving van de ploeg moet plaatsvinden uiterlijk 10 dagen voor het begin van het ZePaKa. Daarna vervalt het recht op deelname van de ploeg en behoudt de organisatie zich het recht voor om de plaats aan een andere ploeg/groep toe te kennen.
Inschrijving vindt plaats door een staflid van de deelnemende groep.
Inschrijving vindt plaats door het invullen van het inschrijfformulier op zepaka.nl.
Inschrijven betekent dat (de wettelijk vertegenwoordiger van) de deelnemer akkoord gaat met deze deelnemersvoorwaarden.
Per omgaande wordt een e-mail verzonden met een bevestiging van de inschrijving.
De uiterste inschrijfdatum is zondag 31 maart 2024.
Wijzigingen in de informatie op het inschrijfformulier en de gezondheidsformulieren dienen direct te worden doorgegeven aan de organisatie.

3. Deelnemersbijdrage & betaling

De deelnemersbijdrage is vastgesteld op:
- Scouts: € 20,- (zegge twintig euro en nul cent) per persoon.
- Leiding: € 10,- (zegge tien euro en nul cent) per persoon.
Voor deze deelnemersbijdrage krijgt…
- de Scout:
  - Deelname aan het ZePaKa, inclusief kampeeraccommodatie, programma en aanvullende voeding (exclusief ontbijt, lunch en avondeten).
  - Een badge
  - Informatie gedurende het gehele traject.
- de Leiding:
  - Deelname aan het ZePaKa, inclusief kampeeraccommodatie, programma en voeding (inclusief ontbijt, lunch en avondeten).
  - Een badge
  - Informatie gedurende het gehele traject.
De deelnemersbijdrage wordt jaarlijks op het eerste speltakoverleg van het jaar definitief vastgesteld met de begroting voor de activiteit.
Betaling van de deelnemersbijdrage wordt gedaan via bankoverschrijving.
Bij inschrijving dient direct het inschrijfgeld voor de hele ploeg en Leiding team ineens voldaan te worden.
Mocht een deelnemer geen gebruik willen of kunnen maken van een deel van de aangeboden activiteiten of faciliteiten, zonder dat er sprake is van annulering of uitsluiting van de deelname, dan blijft de gehele deelnemersbijdrage verschuldigd.
De deelnemer ontvangt geen factuur.

4. Verzekering

In de deelnemersbijdrage zit geen reis- en bagageverzekering. Verlies van en schade aan materiaal en persoonlijke bagage zijn niet automatisch verzekerd. Indien gewenst kan via het landelijk servicecentrum van Scouting Nederland een reis- en bagageverzekering worden afgesloten. De volledige informatie hierover is te vinden op de website van Scouting Nederland.
Voor aansprakelijkheid, ziektekosten en ongevallen wordt geen aparte verzekering afgesloten, de organisatie gaat er vanuit dat iedere deelnemer hiervoor zelf verzekerd is. Wel geldt voor leden van Scouting Nederland de standaard aanvullende collectieve, ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering.
Er is geen annuleringsverzekering opgenomen in de deelnemersbijdrage.

5. Annulering

Tot 10 dagen voor het ZePaKa start kan de deelname kosteloos door de deelnemer worden geannuleerd.
Wordt de deelname na deze termijn door de deelnemer geannuleerd, dan wordt de deelnemersbijdrage niet terugbetaald.
De annulering moet altijd via e-mail worden gemeld bij de organisatie van de LSW via penningmeester@zepaka.nl. De annulering is pas definitief bij ontvangst door de organisatie. De ontvangst wordt binnen 3 dagen bevestigd.
Als op basis van een besluit van de organisatie de deelname voor aanvang van de activiteit geannuleerd wordt, dan wordt de deelnemersbijdrage terugbetaald, met uitzondering van reeds geleverde prestaties.
Als het evenement door een buiten de invloed van Scouting Regio Zeeland gelegen oorzaak (overmacht) wordt afgelast, moet worden verplaatst of niet door kan gaan volgens plan, kan Scouting Regio Zeeland besluiten het evenement te verplaatsen of (verdere) deelname te annuleren. Indien in een dergelijk geval de overeenkomst wordt beëindigd, zullen reeds betaalde deelnemersgelden worden terugbetaald, met uitzondering van de kosten voor reeds geleverde prestaties die niet ongedaan gemaakt kunnen worden.

6. Gezondheid

Voeding bestaat uit een normaal voedingspakket met eventueel eenvoudige dieetaanpassingen. Eventuele extra kosten die gemaakt dienen te worden voor een bijzonder dieet, komen, na overleg, voor rekening van de (wettelijk vertegenwoordiger van de) deelnemer.
Zijn de gezondheid van de deelnemer (lichamelijk en/of geestelijk), het gebruik van medicijnen of een speciaal dieet zodanig, dat de organisatie vraagtekens heeft bij deelname aan het ZePaKa, dan legt de organisatie de beoordeling of een deelnemer kan deelnemen voor aan de coördinator EHBO van het ZePaKa. Het oordeel van deze is bindend.
Door met deze deelnemersvoorwaarden akkoord te gaan geeft de (wettelijk vertegenwoordiger van de) deelnemer toestemming voor spoedeisende hulp.

7. Communicatie en privacy

De organisatie zal mogelijk gebruik maken van sponsoren. Het is noodzakelijk dat conflicten worden voorkomen door alle sponsoractiviteiten te coördineren via de organisatie. Zowel regels voor sponsoring als regels voor gebruik van logo’s en huisstijl zijn bindend voor alle deelnemers.
De in het formulier gevraagde gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van het ZePaKa. De gegevens worden niet verstrekt aan derden en na afronding van het evenement vernietigd. De gegevens zijn slechts toegankelijk voor de personen die dit voor de uitoefening van hun functie in de organisatie nodig hebben.
Voor communicatie wordt onder andere e-mail gebruikt om de deelnemers van informatie te voorzien over het ZePaKa. De deelnemer gaat akkoord met het ontvangen van berichten op zijn/haar e-mail adres en is verantwoordelijk voor het opnemen van zijn juiste e-mailadres in Scouts Online.
Elke deelnemer houdt zich zelf zo goed mogelijk op de hoogte van alle informatie over het ZePaKa die via nieuwsbrieven, website, mobiele kanalen etc. wordt verspreid.
Door in te schrijven verleent de deelnemer toestemming aan Scouting Regio Zeeland en de organisatie van het ZePaKa om beeldmateriaal dat tijdens het ZePaKa gemaakt wordt vrij te gebruiken voor publicitaire doeleinden. Indien de deelnemer tegen bepaald gebruik bezwaar wil maken, kan dit kenbaar gemaakt worden door een bericht te sturen aan organisatie@zepaka.nl. onder vermelding van naam en ploegnummer.
Scouting Regio Zeeland en de organisatie kunnen bij bepaalde gelegenheden het maken van beeldmateriaal door de deelnemer (foto/video) weigeren.

8. Overige voorwaarden

Van de deelnemer wordt verwacht dat hij zich naar behoren gedraagt en zich houdt aan de kampregels van het ZePaKa evenals de gedragscode en regels die gelden binnen Scouting Nederland. De organisatie behoudt zich het recht voor om deelnemers die zich niet naar behoren gedragen uit te sluiten van (verdere) deelname aan het ZePaKa. Al betaalde deelnemersgelden worden in dit geval niet terugbetaald.
Mocht uitsluiting door de organisatie plaatsvinden op locatie, dan zijn de extra kosten die daaraan zijn verbonden, bijvoorbeeld een eerdere retourreis, voor rekening van (de wettelijk vertegenwoordiger van) de deelnemer.
De Vereniging Scouting Nederland is een non-profit organisatie die uitsluitend en incidenteel reizen organiseert voor haar leden als onderdeel van de doelstellingen van de vereniging. Titel 7A van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek (Pakketreisovereenkomst en Gekoppeld Reisarrangement) is daarom niet van toepassing op een overeenkomst van deelname die door de vereniging met de (wettelijk vertegenwoordiger van) deelnemer wordt gesloten.
Publicatiefouten voorbehouden.
In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie.
Eventuele klachten over de procedure of het evenement kunnen gericht worden aan organisatie@zepaka.nl In eerste instantie zal de organisatie van het ZePaKa de klacht behandelen. Hiertegen kan bezwaar worden ingediend bij de geschillencommissie of commissie van Beroep van Scouting Nederland via Team Juridische Zaken (juridischezaken@scouting.nl).
Deelname geschiedt op eigen risico.
Scouting Regio Zeeland is slechts aansprakelijk voor schade, zoals verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van de deelnemer wanneer dit aantoonbaar te wijten is aan opzet of grove nalatigheid van de organisatie en/of Scouting Regio Zeeland.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

9. Aanvullende kampregels ZePaKa

Gedrag/normen en waarden

Wanneer jeugddeelnemers of medewerkers zich ernstig storen aan het gedrag van iemand en zich belemmerd voelen in hun ZePaKa beleving is er sprake van aanstootgevend gedrag. De Algemeen Kampleider behoudt zich het recht voor om medewerkers die zich niet naar behoren gedragen uit te sluiten van (verdere) deelname aan het ZePaKa. Deze medewerkers kunnen vervolgens geen aanspraak maken op restitutie van de betaalde deelnemersbijdrage.

Roken, alcohol, drugs

Gedurende het ZePaKa is het bezit en gebruik van drugs verboden. Roken is alleen toegestaan voor medewerkers op de daarvoor aangewezen locaties. In de aanwezigheid van jeugddeelnemers is roken niet toegestaan. In de leidingtent zijn ’s avonds frisdranken, bier en wijn tegen betaling verkrijgbaar. Verder zijn het bezit en gebruik van alcohol op het terrein niet toegestaan. Het alcoholbeleid van Scouting Nederland is van toepassing.

Kooktoestellen

Indien er een onveilige situatie wordt aangetroffen zal de organisatie er alles aan doen om ervoor te zorgen dat de deelnemers alsnog gebruik kunnen maken van hun kooktoestel. Indien ondeugdelijke gasslangen, gasklemmen of drukregelaars worden aangetroffen zullen deze door de organisatie vervangen worden door nieuwe exemplaren. Hiervoor zullen vervangingskosten (€15,-) in rekening gebracht worden. Het organisatieteam beoordeelt of een gasinstallatie deugdelijk is. Hierover is geen discussie mogelijk.

Uitslag

De uitslag zoals deze wordt uitgesproken op de laatste dag van het ZePaKa is leidend. Hierover is geen correspondentie mogelijk

Tot slot

Voorts is het huishoudelijk reglement van de vereniging Scouting Nederland onverminderd van kracht. Dit reglement is te vinden op www.scouting.nl. In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de Algemeen Kampleider.

¹⁾ Een patrouille met een aantal van 4 leden en scouts in de leeftijd jonger dan 11 kunnen deelnemen na overleg met de organisatie.